英語ビジネスメールの書き方 <アポイントを取る時の表現>

f:id:pioneer-star:20190913165502j:plain

ビジネスシーンではアポイントを取って面談することが多々あります。すべてのビジネスはそこから始めると言っても過言ではありません。ここでは、スムーズにアポイントを取るのに必要な英語の表現についてご紹介します。

アポイントメントとは

日本語では"アポイントメント"は「相手先との会合・面談の約束」を意味します。そして、"アポイントメントを取る"は「相手先との会合・面談の約束を取る」という意味になります。

一方、英語では"appointment"は、下記のような複数の意味を持ちます。英文を書く際、相手にどのように解釈されるのかに気をつける必要があります。

  1. 〔決まった時間と場所で何かを行う〕取り決め、約束、予約
  2. 〔人の職位への〕任命、指名
  3. 〔人を任命する〕職位、役職
  4. 《appointments》〔ある場所に備えられている〕装備、設備、備品

アポイントメント関連のフレーズ

  • make an appointment・・・〔人と会う〕約束をする、アポイントを取る
  • set up an appointment・・・アポイントメント (約束)を設定する
  • have an appointment・・・アポイントメント (約束) がある
  • keep an appointment・・・アポイントメント (約束) を守る
  • cancel an appointment・・・アポイントメント (約束) を取り消す
  • appointment with ~・・・~との約束
  • appointment for __ o'clock・・・_時の約束
  • meeting・・・比較的少人数での (相談・討議などのための) 打ち合わせ
  • conference・・・〔国・団体などの代表者たちが政治・経済・科学などの専門的な問題に関して行う正式な〕会議
  • appointment book ・・・〈米〉スケジュール帳
  • appointment calendar・・・[約束事の日時を書き留めておくための] スケジュール表

アポイントメントを取る時のメール構造

アポイントメントを取る時に送るメールも、英語のビジネスメールの基本に基づいて1メール1テーマにしましょう。

件名

アポイントメントを取るため最初のステップは、アポイントメント依頼メールを読んでもらうことです。そのためにメール件名にはそれとわかる明確な件名をシンプルにつけましょう。

基本は、「アポイントのお願い」とシンプルにすることです。そして効果を上げるために、そのアポイントメントの具体的な目的を付け加えましょう。

Request for an appointment to discuss the new product
(新製品検討のためのアポイントの依頼)

書き出し

他のメールと同じく、1文だけの挨拶から始めましょう。

目的を伝える

何のために打ち合わせをしたいかを記述した方がアポイントメントを取れる確率が向上するでしょう。また、どの場所でのアポイントメントかを記述することで、次に続く日時の打診に繋げやすくなります。

I would like to make an appointment with you to ~ at your office.
(御社で~のためのアポイントメントを取りたいと思っています)

I am writing to you regarding the introduction of our new product.
(当社の新製品のご紹介をいたしたくメールを書いています)

I was wondering it would be possible for us to meet and explain it to you.
(お会いしてご説明させていただけないでしょうか)

I would like to set up a meeting to discuss your new product at our office.
(当社で新製品検討のためのお打ち合わせを設けたいと思います)

I was wondering if I could visit you to confirm and finalize the details of new product.
(新製品の詳細の確認と確定のために、御社を訪問させていただけませんか

I would like to visit your office to discuss the project.
(プロジェクトの打ち合わせのためにお伺いしたいのですが)

I would like to make an appointment with you for further negotiation regarding your new product.
(貴社の新製品についてさらに話を詰めるためにお会いする約束を取りたいのですが)

日時を調整する

自分と相手の状況や距離感によって日時の設定方法が3通りあります。アポイントメントの予想される所要時間も含めると、より丁寧になるでしょう。

  1. 相手の都合の合う日時を聞く
  2. 候補日時をあげて相手に聞く
  3. 自分が日時を指定して、その日時が可能かどうかを相手に聞く
相手の都合の合う日時の聞き方

比較的自分に時間的余裕があり、相手の都合を尊重したい時に使います。相手の選択の手間を省くために、ある程度の日時の幅(今週中など)は設定しておいたほうが良いでしょう。

Please would you indicate a suitable time and place to meet?
(ご都合のよい時間と場所をお知らせいただけますか?)

Please let us know a convenient date and time for us to have a meeting.
(お会いするのに都合の良い日時をお知らせください)

Please let us know the best date for you.
(もっともご都合の良い日をお知らせください)

I would like to set up an appointment to see you at your convenience.
(あなたのご都合の良い時にお会いできる約束を取りたいと思っています)

Could you tell me a time and date that would suit youtr convenience?
(あなたの都合に合った日時を教えていだだけますか?)

I would be grateful if you could indicate a convenient time to meet during this week.
(今週のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけたら幸いです)

候補日時をあげて相手の都合に合うかの聞き方

相手の都合が良い日時を選択しても、自分がその日時が駄目な場合は相手の都合を聞くだけでは意味がありません。自分のスケジュールがある程度埋まっている場合、自分の不可能な日時を避けるように、または自分が可能な日時を3つほど候補にあげて、相手にその中から選択してもらうのが良いでしょう。

Would you have time for me anytime except next Monday?
来週の月曜日以外でお会いできる時間をいただけますか?

Could you tell me the dates that are convenient to you in the following date and time?
(下記の日時で、ご都合が良い日を教えていだだけますでしょうか?)

I would like to visit your office at one of the following dates if that suits you. 
(ご都合が良ければ、下記のいずれかの日時にお伺いしたいのですが)

I would appreciate it if you could spare me about 30 minutes at the following date and timet.
(来週の火曜日もしくは水曜日に、30分ほどお時間をいただければ幸いです)

指定日時の都合の聞き方

急ぎの場合やスケジュールに余裕がない場合は、自分から日時を提案しそれが可能化を相手に聞く形になるかと思います。

Would you have time on Wednesday, the 3rd, to talk?
(3日の水曜日にお話しできる時間はございますか?)

Would it be possible to meet you next Wednesday at 11 a.m.?
(来週水曜日の午前11時にお会いできますか?)

Can I schedule an appointment with you for tiis Thursday?
(今週の木曜日に打ち合わせを入れてもいいですか?)

Do you have time to meet Tuesday?
(火曜日に会っていただける時間はありますか?)

Can we set up a meeting for a little more discussion about one hour from 3:00 pm tomorrow?
(明日の午後3時から1時間ほど、もう少し議論をする場を設定してもいいですか?)

結び

 I look forward to hearing from you.
(お返事お待ちしております)

Please update me, once you have that information.
(詳細が決まりましたら、お知らせください)

Thank you for your help.
(ご協力ありがとうございます)

Thank you for your consideration
(ご検討のほど宜しくお願いします)

 

アポイントのリマインドする場合

アポイントメントが無事取れた後、相手にアポイントメントのことを通知することで、相手が忘れて実現しないことがあります。そういう事態を避けるために、アポイントメントの前日などに、相手に思い出せるようなリマインダーメールを送信することも時には有効です。

Just a friendly reminder that the meeting of sales is on Tuesday, October 11, 3:00 p.m.
(営業会議が10月11日の午後3時であることをお知らせいたします)

I am sure you recall that our meeting is scheduled for next Monday at 10 a.m.
(覚えていらっしゃるとは思いますが、来週月曜日の会議は午前10時に予定されています)

I would like to confirm our appointment tomorrow at 1:00 p.m.
(明日午後1時のアポイントの確認のためにご連絡しております)

Just a gentle reminder of our appointment tomorrow at 10:00 a.m.
(明日の午後10時の予定のリマインダーです)

We are looking forward to seeing you at our office on Friday, December 15 at 9:00 a.m.
(12月15日 金曜日の午前9時に、弊社でお会いできることを楽しみにしています)

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

使えそうなフレーズの保存に特化したWebアプリとして「Pioneer of the Star」があります。デモ版もあるので、自分専用の「使える表現集」を保存するツールとして使ってみてください。「使える表現集」をうまく使い回すと、あなたのメール作成の時間を大幅に減らせます。

「Pioneer of the Star」について詳しく見てみる