英語ビジネスメールの書き方 <頭語 (宛名) >

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一般的に、手紙は頭語で始まり結語で終わります。英語のビジネスメールではその習慣を引き継がれています。英語のメールでは「拝啓」などではなく、基本的に宛名を書くのに使われます。ここでは英語圏での「頭語 (宛名)」の基本的な書き方をご紹介します。

英語のビジネスメールにおける「頭語」の役割

英語のビジネスメールでは、頭語は「宛名」として使われることが多いです。メールでは宛名は大切な部分です。宛名を不適切に書くと返信が滞る場合があるので気をつけましょう。特にCCやBCCを使う場合、誰宛にメールを送ったかを明確にしないと、相手が当事者意識を持たないので返信をもらえないことが多いです。

「頭語」の書き方(基本編)

まずは基本的な「頭語」の型を覚えましょう。基本形は下記になります。

Dear+敬称 (Mr., Ms. など) + 相手のファミリーネーム (苗字・姓) ,

Dear Mr. Yamada,(山田さまへ)

  • 名前の後は必ずカンマ( , ) を入れる
  • Mr. / Ms. の後はファミリーネーム (苗字・姓) を入れる
  • Mr. / Ms. の後にファーストネーム (名前) や、フルネームを入れない

 

相手の名前だけ知ってて、性別を知らない場合

毎回使うのには適しませんが、性別が分からず、失礼を避けるためにフルネームを使う場合や、Mr. / Ms. を併記する場合もあります。

  • Dear Taylor Swift,(タイラー・スウィフトさまへ)
  • Mr. / Ms. Swift,(タイラー・スウィフトさまへ)

相手の名前も、性別も知らない場合

  • Dear Sir or Madam,(ご担当様へ)
  • To whom it may concern,(ご担当様へ)

相手のことを知らなく、部署宛にメールしたい場合

  • Dear Purchase Department,(購買部門さまへ)
  • Dear Sales Manager,(営業部長さまへ)

「頭語」の書き方(応用編)

基本的な「頭語」の型を使えるようになったら、より相手との距離を縮めるような使い方を試してみましょう。

ある程度親しくなってきた後の使い方

英語圏 (特にアメリカ) では、ビジネスシーンで日本より気軽にお互いにファーストネームで呼び合います。ある程度親しくなったにも関わらずいつまでも、ファミリーネームを使っていると、相手が距離感を感じてしまうことがあります。ビジネスをスムーズにするためにある程度親しくなったら、頭語でもファーストネームを使い始めましょう。

Dear +相手のファーストネーム (名前),

Dear John, (ジョンさんへ)

同僚や気軽な間柄の場合

くだけた関係の人へのメールの頭語は、下記のようなカジュアルな形式が一般的です。

Hi+相手のファーストメーム (名前),

Hello+相手のファーストメーム (名前),

複数の人にメールを送る場合

  • Dear Mr. and Mrs. Smith,(スミスご夫妻さまへ)
  • Dear Mr. Smith and Mr. Johnson(スミスさまと、ジョンさまへ)
  • Dear all, (みなさまへ)
  • Dear colleagues, (同僚のみなさまへ)
  • Dear customers, (顧客のみなさまへ)
  • Dear concerned parties, (関係者のみなさまへ)

日本人宛に英語のメールを書く場合

外国の方から日本人あてにメールが送られてくる場合、日本の文化に沿った頭語で送られてくることが多いです。

Dear ラストネーム + -san

Dear Yamada-san

※日本人の名前で、どちらがファミリーネームがを伝えたい場合、ファミリーネームをすべて大文字で書くという方法もあります。

例: Taro YAMADA

Dear以外の敬称

一般的に敬称は、Mr. / Ms. を使いますが、下記のようなものもあります。

  • Sir. (社会的地位の高い男性の方に使われる)
  • Madame.(社会的地位の高い女性の方に使われる)
  • Dr.(医師や博士号を持つ人に使われる)
  • Prf.(教授職の方に使われる)

上手に「頭語」を書くコツ(まとめ)

ビジネスメールの件名は、内容が一目でわかるように具体的かつ簡潔に書くことが大切です。特に相手に手間をかけずに理解してもらうことが重要なため、受け取る側の立場にたって、わかりやすい表現を工夫しましょう。

コツ1: 最初は基本形をしっかり身につける
コツ2: 状況に合わせて応用の表現を身につける
コツ3: 親密度の変化に応じて表現を変えていく
コツ4: 名前を間違えるのは最大限の失礼に当たるので見直しはしっかりする

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

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