英語ビジネスメールの書き方 <催促する時の表現 - リマインダーメール>

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ビジネスシーンでは締切があることがほとんどです。自分の作業だけで完結することはあまりなくて、誰かに依頼したものが早めに欲しい時も多々あるでしょう。そんな時に相手に失礼に当たらないように催促する英語の表現をご紹介します。

リマインダーメールの書き方

英語のビジネスメールは基本的にストレートでシンプルな表現を好みます。ですが、相手に催促するときなどは、相手との関係を保つため丁寧な温かみのある言い回しを使った方が良いでしょう。

リマインダーメールの種類

  • メールの返事を催促するメール
  • 締切りを思い出させたり念押しするメール
  • 締切りが過ぎたものをやってもらうように催促するメール

リマインダーメールの構成

具体的なフレーズはリマインダーメールの種類によって変わります。具体的なフレーズは後述するので、ここではリマインダーメールの構造をご紹介します。

相手がリマインダーメールとしっかり認識できつつ、素早いレスポンスするような構造にするのが良いでしょう。

  1. リマインダーメールであることがわかる件名にする
  2. 誰に催促していつかを明確にするために相手の名前を書く
  3. メールの目的を書き出しで伝える
  4. 以前送った内容を載せる(相手に再検索させない方が反応が良いため)
  5. 協力をお願いする結びのあいさつ
1. マインダーメールであることがわかる件名

以前送ったメールの件名の前にリマインダーメールの印を付けるのが基本になります。

【Reminder】Inquiry regarding Your Company’s Services

Reminder: Inquiry regarding Your Company’s Services

(【リマインダー】御社の製品に関する問い合わせ)

2. リマインダーメールの宛先を明記する

リマインダーメールの宛先は明記しましょう。明記しない場合、当事者意識を持たれにくいのでレスポンス率が低下します。リマインダーメールでは「誰に」「何を」「いつまでに」してもらいたいか、を明記するのが大切です。

  • Dear Mr. Yamada,(山田さまへ)
  • Hello Mr. Yamada,(こんにちは、山田さん)
3. メールの目的 (対応してほしいこと) を書き出しで伝える

書き出しではリマインダーメールとわかるようにしつつ、具体的に何をして欲しいかを明記しましょう。「締切りを思い出させる」「来週の会議日程の念押し」のような返信不要なときも、その旨を明記した方が良いです。

※friendly reminder という表現を使うとより丁寧な表現になります

Your early reply will be greatly appreciated.
(お早めにご返信いただけますと幸いです)

This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.
(ご返信をお待ちしていることを、念のためにご連絡申し上げます)

I would appreciate if you could response to my below email.
(以下のメールにご返信いただけますと幸いです)

4. 以前送った内容を載せる

この部分がリマインダーメールの本体になります。「先日お送りしたメールの~」とだけ記述する形だと、相手がそのメールを探すことから始めないといけません。経験上リマインダーメールを見た時に「返事しないと」と思ってくれても、その時に該当のメールがすぐ見つからない場合、リマインダーメールをそのまま放置される可能性が高いです。相手のその手間を省いてレスポンス率を高くするように、該当メールの中核部分をまとめた内容を記述することをおすすめします。

5. 結びのあいさつ

I am sorry to bother you, but would you kindly give your reply, as your response is very important to us?
(お忙しいところすみませんが、とても重要な件ですので、何卒ご返信をお願いします)

I apologize for the urgency, we appreciate your understanding.
(お急ぎ立てしてすみませんが、ご理解お願いいたします)

I understand that you have a heavy schedule, We ask for your understanding and cooperation.
(とても忙しいのは存じていますが、ご理解とご協力をよろしくお願いいたします)

Your immediate response is highly appreciated.
(早めにご返信いただけると幸いです)

I would appreciate it if you could inform when you find it.
(分かり次第教えていただければ幸いです)

I would appreciate it if you could reply by 3:00 p.m. tomorrow.
(明日の午後3時までに返信いただければ幸いです)

We kindly ask for your cooperation.
(ご協力お願いします)

We ask for your kind cooperation.
(ご協力をお願いします)

Please let me know if you need more information concerning this matter.
(この件についての詳しい情報が必要でしたらお知らせください)

リマインダーメールの具体的なフレーズ

メールの返事を催促するメール

件名

【Reminder】Inquiry regarding Your Company’s Services
(【リマインダー】御社の製品に関する問い合わせ)

※返事が欲しいメールの件名の前に【Reminder】を付ける

返事が来ていないことを伝える

I would like to confirm that you received my e-mail.
(私のメールが届いているかどうか確認したいと思います)

I am worried that the e-mail may have gotten lost in transit.
(メールが途中で行方不明になったのではないかと心配しております)

 I am afraid that my message may not have reached you.
(私のメッセージが届いてないかもしれないと心配しています)

This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.
(ご返信をお待ちしていることを、念のためにご連絡申し上げます)

I was wondering if you had received my email sent last week.
(先週お送りしたメールをお受け取り頂けましたでしょうか)

We haven't received your reply yet.
(まだお返事をいただいておりません)

返信を求める

I apologize for rushing you, but could you please send me your reply as soon as possible?
(お急がせして申し訳ありませんが、至急お返事をいただけますでしょうか?)

I would appreciate it if you could give us your answer by November 8.
(11月8日までにお返事をいただければ幸いです)

Your early reply will be greatly appreciated.
(お早めにご返信いただけますと幸いです)

I would appreciate if you could response to my below email.
(以下のメールにご返信いただけますと幸いです)

I am still expecting your response regarding the following issue.
(以下の案件についてのお返事を引き続きお待ちしております)

Please let us know the current status regarding the below email.
(以下の件に関しまして、現状をお伝え頂けますでしょうか)

It would be really helpful if you could take just a little moment to answer my question regarding below.
(ほんの少しだけお時間を頂戴し、以下の質問にお答えくださると大変助かります)

Could you please let me know if you have any updates on the following matter?
(この件に関して、何か新しい情報がございましたら教えていただけますでしょうか?)

Could you let me know the rough date when the update will be available?
(最新版ができるおおよその日程を教えていただけますでしょうか?)

I am sorry to rush you, but we are waiting for your reply.
(急かすようで申し訳と思いますが、お返事をお待ちしております)

I would appreciate your immediate attention to the following matter.
(以下の件に関しまして、迅速にご対応頂けますと幸いです)

I would be grateful if you get back to us as soon as possible.
(以下の件に関しまして、迅速にご対応頂けますと幸いです)

I would appreciate it if you could inform us whether you will attend or not.
(出欠席に関わらず、ご返信をいただければ幸いです)

We are in a big hurry for the below issue.
(以下の件について、至急にお願い申し上げます)

結びのあいさつ

Please let me know if you need more information concerning this matter.
(この件についての詳しい情報が必要でしたらお知らせください)

I am sorry to bother you, but would you kindly give your reply, as your response is very important to us?
(お忙しいところすみませんが、とても重要な件ですので、何卒ご返信をお願いします)

締切りを思い出させたり念押しするメール

件名

【Just Friendly Reminder】Schedule of Next Meeting for Us
(【ただのリマインダー】私達の次回ミーティングのスケジュール)

【Final Quick Reminder】Project Deadline Date
(【最終確認】プロジェクトの締切日)

 

返信不要のリマインドであることを伝える

This is just a gentle reminder.
(このメールはただのリマインダーメールです)

Please allow me to send you a gentle reminder , but no reply is required.
(リマインドをお送りさせていただきます、返信は不要です)

Just a friendly reminder that the meeting of sales is on Tuesday, October 11, 3:00 p.m.
(営業会議が10月11日の午後3時であることをお知らせいたします)

This is a reminder that every Friday will be no overtime work day.
(毎週金曜日がノー残業デーとなったことをお知らせします)

This is a gentle reminder that the deadline for the project is this weekend.
(このメールは、今週末がプロジェクトの締切りであることをお伝えするためのものです)

The deadline for application is Feburuary 4, as I mentioned in an earlier mail.(この間のメールでお伝えしましたとおり、応募の締め切りは2月4日となります)

 I am sure you recall that our meeting is scheduled for next Monday at 10 a.m.
(覚えていらっしゃるとは思いますが、来週月曜日の会議は午前10時に予定されています)

締切りが過ぎたものをやってもらうように催促するメール

締切りが過ぎていることを伝える

This is to remind that you have not paid for the invoice No.1000.
(請求番号1000のお支払いがないことの連絡です)

As of today, we found that the following invoice is still outstanding in our records.
(私たちの記録では、今日現在下記の請求書はまだ支払いがされておりません)

We would like to draw your attention to the fact that your account is past due.
(未払い残高がございますので、ご連絡申し上げます)

This is a friendly reminder that the phone bill is now overdue.
(電話代請求書の支払い期限が過ぎていることをお知らせします)

This is a friendly reminder that the following invoice is now 3 days overdue.
(このメールは、下記の請求書のお支払いが3日過ぎていることをお知らせするものです)
Invoice Date: (請求書の日付)
Invoice No: (請求書番号)
Invoice Amount: (請求額)

対応してほしいことを期限込みで伝える

 

We would be grateful if you could remit us JPY 2,980 by August 9.
(2980円をご送金くださいますようお願い申し上げます)

Would you send me the documents by July 10?
(7月10日までに私宛に書類をいただけますでしょうか?)

I need to get back to the agent by July 21. I would appreciate it if you could send me the documents by July 20.
(7月21日までに代理店に返事をしなければいけません。7月20日までに書類をお送りいただけると幸いです)

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

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