英語ビジネスメールの書き方 <何かを伝える時の表現>

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英語のビジネスメールを書くとき、相手に何かを伝えることが目的のことも多いです。「何を伝えるか」によって使用する英語表現は変化します。文脈・場合に応じる適切な使い分けについてご紹介します。

「伝える」を表現する文言の型

汎用的に使えるフレーズ

英語のビジネスメールで伝えたい事がある場合、決まったフレーズを使うと便利です。

I would like to inform you that 〜.
(~をお知らせします)

I am writing this e-mail to inform you of ~.
(~をお知らせするために、このメールを書いています)

This is to let you know ~.
(~をお知らせいたします)

This is an update on the project.
(これがプロジェクトの最新状況です)

Here’s a report on the latest market research.
(こちらが最新の市場調査です)

The following is an update on where we are now.
(以下に現在の状況をお伝えします)

良い知らせを伝える時に使えるフレーズ

I am pleased to inform you that we have completed the project on schedule.
(プロジェクトが予定どおりに完了致しました)

We are excited to announce the launching our new revolutionary software.
(革新的な新ソフトウェアの発売を発表できることを嬉しく思います)

悪い知らせを伝える時に使えるフレーズ

We are sorry to inform you that we will not renew the contract with you.
(誠に残念ですが、あなたとの契約更新は行いません)

I am afraid that the product you want is out of stock.
(申し訳ありませんが、ご希望の商品は在庫はありません)

Unfortunately, we cannot arrange for your table by the window.
(残念ですが、窓際のお席をご用意することはできません)
We are sorry to inform you that your proposal has not been successful.
残念なお知らせですが、あなたの提案は受理されませんでした

I have to tell you some bad news.
(悪いお知らせをしなければなりません)

We are under difficult circumstances.
(厳しい状況に置かれています)

その他で使えるフレーズ

I apologize for the short notice.
(急なお話で申し訳ありません)

※上記例文の太字部分を、伝える内容によって適度に変更することで、汎用的に使い回せます。

※個人的に伝える場合は「I」、会社として伝える場合は「We」を使います。

「伝える」を表現する7個の単語

  • tell・・・最も一般的な表現。どの表現を使って良いかわからない時はこれを使う
  • convey・・・(感情・考え) を伝える。フォーマルな表現
  • inform・・・情報・予定を知らせる (通知する) 」という意味
  • report・・・調査したものの経過や結果を誰かに報告するいう意味
  • express・・・(考えや気持ちを) 伝えるという意味
  • notice・・・~を通知[通告・通達・告知]するという意味
  • announce・・・(ニュース・計画・決定事項などを) を公表[告知・発表]する意味

一般的・汎用的なことを伝える "tell"

tell は「相手に言葉で内容を伝達する」という意味で、誰かに何かを伝える場面なら状況によらず幅広く使える表現です。

I would like to tell you that I will be transferred to Human Resources on April 1st .
(4月1日をもって、人事部に異動することをお伝えします)

I can tell you that the plan is a bit late.
(私がお伝えできることは、計画が若干遅れているということです)

Please tell her that I will be late.
(私は遅れると彼女に伝えてください)

First, let me tell you my brief personal history.
(初めに私の履歴を簡単にお伝えします)

I have something to tell you.
(お話したいことがあります)

感情・考えなどをフォーマルに伝える "convey"

コンセプト・想い・考え・感情などをフォーマルに伝える時に使える表現です。

I would like to convey you about our vision for the next 10 years.
(当社の今後10年のビジョンについてお伝えします)

I wish I could find the words to convey our passion for this market.
(をうまく言葉にして伝えることが出来たらと思っています)

Please convey my apologies to your superior for not attending the event.
(イベントに出席できないことのお詫びを、上司の方にお伝えください)

Words cannot convey my gratitude.
(私の感謝の気持ちを言葉では表現できません)

事実・事項などの「情報」を伝える "inform"

「事実・情報を知らせる」という意味合いで使われます。特に、新しい情報や重要な情報を伝えるといったニュアンスで良く使われます。 tell よりややフォーマルな表現で、ビジネスシーンで好んで使われます。

We would like to inform you of the updated information.
(更新された情報をお知らせします)

I would like to inform you that I will be resigning next month.
(来月辞任することをお知らせします)

I would like to inform you of our policy for current planning.
(現在の計画に関する方針をお伝えします)

We would like to inform you about the most important events.
(最重要なイベントに関することをお知らせします)

経過・結果などの「報告」を伝える "report"

「ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを知らせること」という意味合いで使われます。"report"もややフォーマルな表現で、ビジネスで好んで使われます。

I would like to report on the development of our new product.
(当社の新製品の開発状況についてご報告いたします)

We would like to report our implementation details and development status.
(当方の実装詳細と開発状況を報告いたします)

I would like to report the results of the market research.
(事情調査の結果を報告いたします)

考えや気持ちなど「感情」を伝える "express"

喜び・悲しみ・感動などの「感情」や、内心思っていることを伝えるときに使われます。

I would like to express my sincere appreciation for everything.
(心から感謝していることをお伝えします)

I am writing to express my concern about the safety of your product.
(御社の製品の安全性に関し、懸念を持っていることをお伝えいたしたくメールしています)

I would like to express my sincere sympathy to those affected by the Earthquake.
(震災で被災された皆様に心よりお見舞い申し上げます)

I would like to express its deep respect toward your decision.
(あなたのご決断に敬意を表します)

I would like to express my appreciation to all those who supported our product development.
(商品開発をを支えてくださった皆さまに心から御礼申し上げます)

I would like to express our deepest apology.
(ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます)

必要な物事を知らせる「通知」を伝える "notice"

必要な物事を関係者に知らせる[通知・通告・通達]時によく使われます。

  • 「通知」・・・必要な物事を関係者に知らせること。基本的に強制力はなく、前もって知らせる意味合いが強い
  • 「通告」・・・公から個人または他の団体に対して、何かをさせることを目的に行われる知らせること
  • 「通達」・・・行政官庁が所轄の諸機関などに対して出す指示、または上部から下部組織に向けて知らせること。基本的に正式文書で知らされ従わなくてはならない

We would like to notice that our model is quite accurate to the real data.
(当社のモデルが実際のデータに対して非常に正確であることをお知らせします)

大勢の人に「告知」を伝える "announce"

ビジネスシーンでは「周囲の人へお知らせ (公表・発表・宣告・告知) といったニュアンスになります。主に顧客や職場における情報を伝える時に使われます。

We are excited to announce the launching our new revolutionary software.
(革新的な新ソフトウェアの発売を発表できることを嬉しく思います)

I will announce the results of the count.
(集計結果を発表します)

I would like to announce the next conference location.
(次の会議場所を発表します)

I have something I would like to announce.
(お知らせしたいことがあります)

We would like to this year's success.
(この一年間の成果を発表します)

自分の「意見」「感想」「考え」の伝え方 

「自分の考え」を伝える 

意思の強さは believe > think > suppose > feel > guess となります。

I believe that ~.
(私は ~ だと(強く)思います)

I think that ~.
(私は ~ だと思います)

I suppose/ feel / guess that ~.
(私は ~ だと思います)

  • suppose は「想定する」の意味を持っており、自分の中の知識や経験からの推測に基づいて意見を述べる時に使えます
  • feel は自分の感性を根拠に意見を述べる時に使える、感覚的な表現です。
  • guess は suppose よりも口語的な表現で、かつ、やや根拠に欠ける印象を持ちます。

賛成・反対を伝える

賛成

I agree with you, because ~.
(あなたに賛成、なぜなら ~ )

I feel the same way, I (am/was) also ~.
(あなたに同感です、私も ~ )

You’ve got a point, especially ~.
(あなたの言うことは一理ありますね、特に ~)

反対

I disagree with you, because ~.
(あなたに賛成、なぜなら ~ )

I’m afraid but I don’t agree, the reason is ~.
(残念ながら私は賛成できません、理由は ~です)

That’s one perspective, but ~.
(それもひとつの視点ですが、しかしながら ~)

I agree up to a point, however ~.
(ある程度は同意します、しかしながら ~)

まとめを伝える

In my opinion ~.
(私の意見は ~ です)

What I want to say is ~.
(私が言いたいことは ~ です)

The point I am making is ~.
(私がお伝えしたい点は ~ です)

The details are below.
(詳細は以下の通りとなります)

The specifics are as follows.
(詳細は次の通りとなります)

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

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