英語ビジネスメールの書き方 <ネットを参考に上手に英借文>

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英語のビジネスメールを書くとき、他から英文表現を借りて自分なりの英文を書く手法の「英借文」が有効です。英文の借り先はネットで検索したウェブサイトの場合も多いでしょう。ネットを参考にして上手に英借文する方法をご紹介します。

ネットを参考に上手に英借文するということ

英語のビジネスメールを書く時、パソコンかスマートフォンを使う事が多いと思います。電子メール自体がパソコンなどで使うツールですし、自分が伝えたいことを英語でぱっと書けないときに、そのままGoogleなどで検索して参考にすることも便利です。

メールを書く環境と、英借文の借り先を探す環境が同じでシームレスに使えることから、「英語のビジネスメール」と「パソコン」の親和性は極めて高くなります。その便利さから、もうネット検索がなければ英語のビジネスメールが書けなくて、手放せない方もいるでしょう。

ネットと英語のビジネスメールを書くことの親和性が高い理由

「英語のビジネスメール」と「パソコン」の親和性が、なぜこんなに高いのかを整理してみました。

  • 「英語のビジネスメール」はパソコンで書く事が多いのでシームレスに使える
  • パソコンのコピー&ペースト機能が便利する(素早い転写能力と間違いの少なさ)
  • 必要な英文を必要な時に検索かけてすぐ探せる手軽さとスピードが素晴らしい
  • 英辞郎」「Weblio」といった英語の例文検索エンジンの検索能力の高く例文が豊富
  • 「書き出し」「あいさつ」「結び」といったメールのパーツごとの例文まとめページがたくさん検索できる
  • 「依頼する」「アポイントを取る」など目的別や状況別の例文まとめページがたくさん検索できる
  • 「Google 翻訳」などの翻訳サイトの精度が近年めざましく発達して実用レベルになりつつある

パソコン自体の機能性と、ネットに英語の例文をまとめたページがたくさんあってそれをすぐ検索できることが、親和性を高めているようです。

機械翻訳を使った「翻訳サイト」の上手な使い方はこちらをご参考ください。

 ネットで検索して英借文する時に気をつけること

このようにネットを使って英語のビジネスメールを書くのは便利ですが、注意点もあります。

ネットで探して来た英文は、本のそれと異なり専門家によるチェックが入っていません。「不正確なもの」「相手に失礼なもの」「状況に合わないもの」が混じっている場合も多々あります。自分でしっかりチェックすることなく、盲目的に使うのはやめておいたほうが良さそうです。

ネットで検索した英文のチェック方法

ダブルチェックをかける

ネットで参考にした英文の構造的に重要な部分に「意味」や「使い方」というキーワードを追加して、改めて検索することで、その例文に近い英文がたくさん検索できるので、そのページを読みつつ、使いたい英文のダブルチェックをすると便利です。

Could you give us an example?(例えを聞いてもよろしいでしょうか?)

「Could you give us 意味」や「Could you give us 使い方」で検索

さらに、使いたい英文に「取引先」「同僚」などの相手のポジションや、「失礼」などを追加して検索を書け直すと、言い回しに問題がある場合は「注意しましょう」的なページが見つかります。そのページを読んで何がいけないかを参考にしつつ、正しい言い回しを見つけましょう。

  • 「Will you help me? 取引先」
  • 「Will you help me? 失礼」

専門家のチェックが入っている本の英文を基礎とする

英語のビジネスメール例文に特化した本から基本的な英文を借りてきて、その英文を基礎として発展させていくことで硬い信用できる英文を運用することができます。

蓄積した英文のノウハウを元に自分の目で最終チェックをする

最終的には蓄積した自分の英語ライティングのノウハウを総動員して、自分の目で確認する必要があります。実務で英語のビジネスメールに触れながらノウハウを蓄積するとともに、ネットや本などで英語ライティングの基礎を学んで行きましょう。

英語ライティングは日本語と違って明確なルールがありますので、しっかりそのルールを学ぶことでしっかりした英文が書けるようになりやすいです。

ネットで検索した英文を資産化する方法

実務で使えそうな英文を集めて、メールの文章に整形して、それが使っても大丈夫かと注意深くチェックした英文は貴重なものです。その時1回だけ使って忘れてしまうのはもったいないです。ぜひともその英文を何回でも使い回せるように資産化しましょう。

資産化の基本は、完成した英文をメモ帳などのテキストエディタに保存して蓄積しておくことでしょう。そうして必要な時にメモ帳を検索することで、

  • もう一度ネットから検索する手間を省ける
  • その英文が実務に耐えれるかをチェックする手間を省ける

ことにより、時間短縮に大いに貢献することができます。

メモ帳を使うことによる問題点の解決

基本形であるメモ帳はいくつかの問題点がありますが、メモ帳以外のツールを使うことでその問題点も解決できます。

メモ帳がどこかに行ってしまう

クラウドベースのノートアプリなどに保存しておく方法がお薦めです。お勧めのアプリをいくつかご紹介します。

  • Evernote (エバーノート) ・・・有名なノートアプリ。代表的な個人用ドキュメント管理システム機能を持っていて、検索性にも優れている。
  • Keep (キープ) ・・・Googleのシンプルなメモアプリ。Gmaiの右袖で使えるのでGmailがあるタブひとつで完結できます。
  • Google翻訳・・・翻訳サイトですが、簡単なフレーズ保存機能がついています。英語のビジネスメールを書く時はGoogle翻訳も開いているときが多いので、そこに英文を保存しておくのも良いでしょう。
英文がたくさん蓄積してきてもっとうまく整理整頓したい

保存しておきたい英文が少ないうち (100文ぐらい) は上記のノートアプリなどで管理できますが、英文が多くなってくると汎用性な機能を持つノートアプリでは管理が難しくなってきます。もっと便利に資産化したい英文を保存したい場合、それに特化したアプリが必要になってくるでしょう。

そのようなアプリを自分で探してみま、下記のような機能が揃っているようなものは見つかりませんでした。

  • ネット回線があればどのパコソンやスマートフォンでも使えるブラウザベースアプリ
  • 必要な時に必要な英文がすぐ探せる高度な検索機能
  • 登録する英文が最小ですむようになる単語単位での入替え機能
  • ワンクリックでコピー&ペーストができるエディタ機能
  • 英文が簡単に登録できる機能
  • カテゴリーのカスタマイズ機能

ないのであれば、自分で作ろうとなって実際に作ったのがこの機能を持つアプリになります。

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

使えそうなフレーズの保存に特化したWebアプリとして「Pioneer of the Star」があります。デモ版もあるので、自分専用の「使える表現集」を保存するツールとして使ってみてください。「使える表現集」をうまく使い回すと、あなたのメール作成の時間を大幅に減らせます。

「Pioneer of the Star」について詳しく見てみる