英語ビジネスメールの書き方 <本を参考に上手に英借文>

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英語のビジネスメールを書くときには、他から英文表現を借りて自分なりの英文を書く手法の「英借文」が有効です。英文の借り先はネットl検索か「英文ビジネスEメール 実例・表現○○」のような本が多いでしょう。ここではその本の上手な使い方についてご紹介します。

英語のビジネスメールに特化した本がある

数ある英語関連の本の中に「ビジネスメールを書く」ことに特化した本もあります。仕事で外国と取引があり直接話す必要はないが、メールでのコミュニケーションが必要な方に需要がある本です。

相手から来たメールは「Google翻訳」を使って読めるけど、返信するための英文を書くのに苦労する方は多いでしょう。そんな時に便利な本です。手元に1冊あると、とても心強いものです。少しだけ評判の良い本をご紹介します。

英文ビジネスEメール 実例・表現1200 [改訂版] (Z会のビジネス英語)

英文ビジネスEメール 実例・表現1200 [改訂版] (Z会のビジネス英語)

  • 作者: 
  • 出版社/メーカー: Z会
  • 発売日: 2015/03/07
  • メディア: 単行本
 
英文ビジネスレター&Eメールの正しい書き方

英文ビジネスレター&Eメールの正しい書き方

  • 作者:松崎 久純
  • 出版社/メーカー: 研究社
  • 発売日: 2004/09/22
  • メディア: 単行本
 

英語のビジネスメールに特化した本の中身

たくさんの本がありますが、多くは似たような構造になっています。その構造を見ていきましょう。

一般的な本の構造

  • 英語のビジネスメールの書き方と心構え
  • 状況ごと (問い合わせ・注文など) の文例集
  • 索引

上記のようなシンプルな構造になっています。本の内容を全部を覚えるというより、手元に置いて必要な時にリファレンス的に使う人が多いようです。

英語のビジネスメールの書き方と心構え

英語のビジネスメールの書き方、フォーマット、注意点などが5%程度の分量を割いて書かれていることが多いです。この内容を期待するとがっかりするかもです。分量が少ないのでおまけと考えた方が良いかも。

多くはネットで検索できるもので、本ブログにも同様のものが記載されています。

状況ごと (問い合わせ・注文など) の文例集

この部分がメインパートになります。分量的にも90%が割かれています。下記のような状況ごとに分類されていて、様式としては「英文と日本文のセットをたくさん」と「メール文全体を解説込で」の二通りあります。

  • 問い合わせ
  • 見積り依頼
  • 注文と受注
  • 支払い
  • 契約
  • 依頼 / 申請
  • 会議 / イベント
  • アポイントメント
  • 出張
  • クレーム
  • 案内 / 通知
  • あいさつ / 社交
  • その他
索引

状況ごとではなく、下記のような目的別表現の索引 (インデックス) になっている場合が多いです。文例集の該当ページ数が書かれているので、必要な表現を素早く探すのに役に立ちます。  

  • 意見を述べる
  • 依頼する
  • 受け取る
  • お祝い
  • お悔やみ / お見舞い
  • 送る
  • 回答する
  • 確認する
  • 感謝する
  • 謝罪する
  • 季節のあいさつ
  • 検討する
  • 断る / 反対する
  • 誘う / 招待する
  • 指示する
  • 称賛する
  • 承認する
  • 知らせる(感想)
  • 知らせる(行動)
  • 知らせる(状況)
  • 提案する
  • 添付する
  • 初めてのあいさつ
  • 変更する / 取り消す
  • 結びのあいさつ
  • 文句を言う
  • 要望する / 希望する

英語のビジネスメールに特化した本の便利な点

本を手元において英語のビジネスメールを書く時ことで、下記のような様々な便利な点があります。

  • 専門家に添削された英文なので、それを借りることで間違いがない英文が書ける
  • 同じように、相手に失礼に当たらない英文が書ける
  • ビジネスシーンに実際に使う英文に多く触れるとこで実践感覚を掴むことができる
  • 一から書くよりも、かなり早く正確な英文を書くことができる
  • 言い回しの型を使って、単語だけを変更することでかなり幅広い英語表現を書ける

英借文を使うメリットと重複することが多いことに気づくと思います。それは英借文の借り先として大変優れていることに他なりません。

英語のビジネスメールに特化した本の不便な点

英借文の借り先として大変便利で有用な本ですが、本特有の構造により不便な点もいくつかあります。

  • 実際にビジネスメールを書く時はパソコンやスマートフォンであることが多いので、その度に本の中から該当する英文を探さなければならない
  • 同じく、本で良い英文を見つけた時にその英文を全部入力しなければならない
  • 使いたい英文を本から見つけるまでにパソコンの検索に比べれば時間がかかる
  • 複数の場所で英語メールを書く時には、持ち運びが大変
  • 相手から受け取ったメールの中に使えそうな言い回しがあって、それを追加したくても大変
  • 実務でもっと使いたい幅広い表現や単語を追加したくても大変

英借文の借り先としては質・量共に申し分ない素晴らしいですが、

  • パソコンとの親和性が高くない
  • 検索性がそんなに高くない
  • 拡張性がない

と言った点で不便な点が残るといったところです。

英語のビジネスメールに特化した本をもっと便利に使うために

本の中には、英文データが入っているCD-ROMが付録に付いていたり、英文データがネット上に公開されていたりして、英文がデジタルデータで存在するものがあります。そのデジタルデータをパソコンに取り込み、整理整頓することで不便な点をかなり緩和する事ができます。

やり方としては、パソコンのメモ帳にデジタルデータの英文を貼り付けて、英語のメールを書く度にそのメモ帳を立ち上げて、そのメモ帳で検索をかけながら必要な英文をコピー&ペーストする形です。これだけでかなり便利になるはずです。

そのへんの作業を便利にするためのツールを著者が開発していますので、英借文の整理したい方はご検討ください。

使えそうなフレーズの保存に特化したWebアプリとして「Pioneer of the Star」があります。デモ版もあるので、自分専用の「使える表現集」を保存するツールとして使ってみてください。「使える表現集」をうまく使い回すと、あなたのメール作成の時間を大幅に減らせます。

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