英語のビジネスメールでよく使うフレーズ <期限を伝える表現>

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英語のビジネスメールでは期限を明確にして何をしてほしいかを伝えることが重要です。失礼にならないようにかつ期限を明確に提示する、そんな英文をビジネスメールでは書きたいですよね。ここではビジネスメールでの期限設定の上手な書き方をご紹介します。

期限を設定する時のマナー

Please email me as soon as possible.
(できるだけ早くメールをください)

急いでいる時に「~ as soon as possible(ASAP)」(できるだけ早く)の表現を使うことがありますが、期限を相手の判断にゆだねる依頼をするような曖昧な表現はできるだけ避けた方が良いでしょう。日本語のとは異なり英語のビジネスメールでは、期限をしっかり書かないことがマナー違反だったりします。

連絡事項に期限を具体的に示すのは英語のビジネスメールのやりとりでは、誤解を生まない意思疎通の方法として有効だと言えます。といっても、期限を設定するときは相手への敬意を持つ文章にすることは忘れてはいけません。

依頼相手との距離感に気をつけて依頼する時のフォーマットを守りつつ文章を作成しましょう。

取引先や上司に対して

Would you send me the documents by July 15?
(7月15日までに私宛に書類をいただけますでしょうか?)

同僚や部下に対して

I would like you to send me the documents by July 15.
(7月15日までに書類をいただければと思います)

相手に期限を守ってもらえる可能性を上げる

また「なぜその期限までに必要なのか」こちらの状況を伝える文章を加えて期限設定の明確な理由を伝えることで、相手に期限を守ってもらえる可能性が上がります。

I need to get back to the agent by July 14. I would appreciate it if you could send me the documents by July 15.
(7月15日までに代理店に返事をしなければいけません。7月14日までに書類をお送りいただけると幸いです)

期限を表現する単語

「期限」を表現する名詞には "due", "deadline", "expiration date"があります。それぞれの違いを把握して的確に使い分けれるようにしましょう。

  • due・・・提出・支払・納入等の予め規定された期日 (予定日)
  • deadline・・・「最終締切」を意味し遅れてはいけない「期限」に使う表現
  • expiration date・・・「締切日」というよりは「有効期限」を表す

dueを使う表現

「due」が持つ本来の意味は、特定の時間に何かが起こることが予想される」です。具体的には下記のように形容詞として使われます。

  • ~する予定である
  • ~することになっている
  • ~になるはずである
  • もうすぐやって来る

期限を表現する時に一番多く使われて、提出・支払・納入等の予め決まっている日 (予定日) や時間を期限として表現します。"due"の後に「期限の日時」を追加して使います。

  • in+月・・・in August
  • on+曜日・・・on Friday
  • on+日付・・・on July 15
  • at+時間・・・at 3;00 p.m.
  • 特定の日・・・tommowm, next week, next month
  • 期限日・・・due date

It is due on Friday.
(それは金曜日が期限 (締切) です)

Please submit it by the due date.
(期限内で提出してください)

The due date for submitting the documents is tomorrow.
(その書類の提出期限は明日です)

The due date has passed, but we have not heard anything yet.
(既に期日は過ぎておりますが、いまだに連絡がありません)

We were unable to meet the due date that had been originally set.
(私達はもともと決められていた期限に間に合わせることが出来ませんでした)

The payment of your order is due on July 30th. 
(ご注文のお支払いの期限は7月30日になっております)

deadlineを使う表現

dueと比較して「最終締め切り」を意味し、決して遅れてはいけない「期限」に使う強い表現となります。ビジネス英語では略語の「D/L」や「DL」が使われることがあります。

 The deadline for the documents about a new project is on March 2nd.
(新しいプロジェクトに関する書類は3月2日提出期限です)

There are several projects on the go and multiple deadlines to meet.
(いくつかのプロジェクトが動いていて、締め切りが重なっています)

The deadline for the termination of a contract with ABC is approaching. We have one week left.
(ABC社との契約終了の期限が迫っています。期限は一週間後です)

You must always follow the deadlines of service in our contract once signed.
(一度サインをした場合は契約書の期限に従わなければなりません)

expiration dateを使う表現

Your contract will be expired in a few days, please process for renewing if you would like to continue our service.
(ご契約は数日後に満期になりますので、引き続きご利用の場合には更新手続きをしてください)

This offer will be automatically canceled if we don't get any response by the date of expiration.
(有効期限内に連絡がない場合、この依頼は自動的にキャンセルになります)

「~までに」を表現する前置詞

期限を表現する場合「~までに○○してください」と書く事が多いです。ここでは「~までに」を表現する前置詞の使い方をご紹介します。

  • by・・・・時間帯で期限を切る時に使います
  • within・・・時間帯で期限を切り「~以内に」という意味を強調します
  • prior to・・・何かの出来事 (会議など) で期限を切る時に使います
  • until・・・その時間までに何かをしていたというニュアンスなので何かを依頼する時は使いません

 

by

by は「~の前までに」というように、期限をきる際などに使われます。"by July 10"のように、「~までに」という (完了の) 期限を表す前置詞です。

by the end of the day

by the end of the week - 今週中に

by the end of the month - 今月中に

by the end of the year - 今年中に

I can write the report by five p.m.
(午後5時までに報告書を書き上げます)

Would you please send the contract with your signature by Wednessday.
(水曜日までに契約書にサインをしてお送りください)

within

within+時間 と、その期間の域を出ない「間で」「以内で」という範囲内でという意味を強調します。

Please pay within 5 business days from the billing date.
(請求日から5営業日以内にお支払いをお願いします)

I ought to be able to bring the company back into the black within a year
(2年以内に会社を黒字に転換させなければなりません)

prior to

基本的に "before" と同じ意味で使いますが、Beforeの方がもう少しカジュアルで、Prior toは少し丁寧な言い回しになります。また、"prior to" は「~より先だって」というニュアンスありますので、時間帯で期限を切るというよりは何かに間に合うように期限を切るという意味合いになります。

Please sign this document and send it back to us prior to your due date.
(この書類に著名の上、期限前に送り返してください)

Please prepare materials prior to the meeting.
(会議の前に資料を準備しておいてください)

until

「until」はその時間までに何かをしていたというニュアンスになりますので、相手に何かを依頼する時には「until」は使いませんので気をつけましょう。何かを依頼するときに"until"を使ってしまうと、期限を切ったつもりが、そのときまでに「〜し続け」なければならないかのような意味になってしまいます。

I can write it by 3 pm.      → 3時までに書き上げます
I can write it until 3 pm.   → 3時まで書いていられます

I can’t write it by 3 pm.    → 3時までに書き終えることは出来ません
I can’t write it until 3 pm. → 3時まで書けません (時以降なら、書き始められます)

期限に関する言い回し

ここでは、期限を表現する時によく使われる言い回しをご紹介します。

 

「期限に間に合う」「期限を守る」:meet the deadline

「期限に遅れる」「期限に間に合わない」:miss the deadline 
※「期限に~日遅れる」は前置詞の「by」を使います
【例】miss the deadline by 5 days(期限に5日遅れる)です。

「期限を延長する」:extend the deadline 
※「期限を~日延長する」は前置詞の「for」又は「by」を使います
【例】extend the deadline for 3 days(期限を3日延長する) 
※「明日まで期限を延長する」など「tomorrow(明日)」や曜日を入れる場合は前置詞は「to」を使います

「期限が迫る」:the deadline is approaching

「期限を守りなさい」:Keep the deadline. 

「期限内に」:within the time limit 

「無期限」:indefinite period

「納期」「納入期限」:due date, delivery date 
※一般的には「予定日」という意味なので「deadline」は使わないことが多いですが、ニュアンスによっては使うこともあります。

「期限が過ぎた」:overdue 
※支払い期日や到着時刻などで使われる表現です

「支払い期限」:payment deadline, payment due date

期限を相手に相談する時の表現

We would like to set the deadline/due date for this report on TuesdayApril 1.
(私たちはこちらのレポートの提出期限を4月1日(木) としたいと考えております)

When would you be able to send the materials?
(その資料はいつごろまでに送付できそうでしょうか?)

期限を再確認する時の表現

フォーマルな期限確認の表現

I would like to remind you that the design specifications are due on Tuesday 1 April by 4pm.
(設計書の提出期限が4月1日(火) 午後4時ということを確認させていただきます)

It is about the time for the financial report.
(決算報告の時期が近づいて参りました)

Let me remind you again that March 31st is the due date.
(念のためにもう一度申しますが、締め切りは3月31日です)

  If you will not be able to meet the deadline, please feel free to ask me.
(もし期限までに完了できなそうだったら遠慮せずに私まで連絡ください)

カジュアルな期限確認の表現

As you know the design specifications are due on Thursday April 1 by 4pm.
(ご存じの設計書の件ですが、提出期限は4月1日(火)午後4時までとなります)

How is your sign specifications coming along?
(設計書の進捗状況はいかがですか?)

期限を過ぎた時の催促する時の表現

I would like to remind you that I still have not received your response about the following e-mail.
(下記のメールにつきまして、まだお返事がいただけていないことをご連絡申し上げます)

I would appreciate your immediate attention to this matter.
(この件に関しまして、迅速にご対応いただけますと幸いです。)

It's been a long time since the due date that we agreed. Please take appropriate actions immediately.
(お約束の期限を大幅に超えておりますので、迅速に対応にご手配いただけますでしょうか)

相手に期限を切られた時に返信する時の表現

I will finish the task today.
(今日中にその業務を終わらせます)

I am doing my best to meet the deadline.
(締め切りに間に合うように最善を尽くします)

相手の提示した期限を相談する時の表現

I am afraid that I will not be able to finish my task by the date you have asked for.
(期限までに業務が終わらなさそうです)

Would it be possible to extend the deadline?
(期限を延ばすことは可能でしょうか?)

There are a lot of things to be finalized by the deadline, would you please extend the due date?
(期限までに終わらせなければいけない事柄が沢山あるので、もう少し先延ばしにしてもらえませんか?)

相手が期限を提示しなかった時に期限を聞く表現

When is it due?
(締切はいつですか?)

What’s the deadline?
(最終締切はいつですか?)

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

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