英語ビジネスメールの書き方 <送信前のチェックリスト>

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英語のビジネスメールを送る前のチェックは大切です。送られてしまったメールは取り消すことはできません。ビジネスメールを送る前に慎重にチェックをしましょう。特に英語のメールだと、より慎重さが必要となります。ここでは、英語のビジネスメールを送る前のチェックリストをご紹介します。

フォーマットのチェック

  1. 英文を書く時のフォーマットで書かれているか?
  2. 英語のビジネスメールのフォーマットで書かれているか?
  3. 宛先 (Eメールアドレス) は正確か?
  4. TO,CC,BCCは適正に設定されているか?
  5. 件名はわかりやすく適切に書かれているか?
  6. 頭語 (宛名) は適正に書かれているか?
  7. 結語は適切に書かれているか?
  8. 署名は適切に書かれているか?

構成と内容のチェック

  1. 1メール1テーマの原則は守られているか?」(one letter, one subject) 
  2. 3部構成の原則は守られているか?
  3. 主題・結論を明確に述べてあるか?(clarity)
  4. 読みやすくシンプルに書かれているか?(conciseness) 
  5. 論理的でわかりやすく書かれているか?(Logical)
  6. 必要な事はすべて書かれているか?(completeness) 
  7. 内容は正確か?(accuracy) 
  8. 内容・文面に一貫性があるか?(consistency) 
  9. 同じ内容の不必要な繰り返しはないか?
  10. 主題に関係のないことを含んでいないか?
  11. 内容が複雑な場合は箇条書きにしてわかりやすくしているか?
  12. 返事が必要な場合は、そのことをはっきりと述べてあるか?
  13. 数字日付・時刻・名前に誤りはないか?
  14. 記号を正しく使っているか?
  15. 相手の立場に立って書いたか?(the “You” approach)
  16. 誠実なトーンで書いてあるか?(sincerity)
  17. 肯定的なトーンで書いてあるか。(positivism)
  18. 添付ファイルがある場合、文中でそのことに触れてあるか?

文法・語法のチェック

  1. 誤字や脱字はないか? (スペルチェック)
  2. 間違った文法を使っていないか?(文法チェック)
  3. 機種依存文字を使っていないか?

その他のチェック

  1. 添付ファイルはきちんと添付されているか?

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

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