英語ビジネスメールの書き方 <全体構成>

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英語で書くビジネスメールには基本な構造とレイアウトがあります。「英語のビジネスメールの基本ルール」と組み合わせることで、相手が読みやすく、素早く反応してくれるメールにすることができます。そのために押さえておいたほうがよい基本のポイントをご紹介します。

英語のビジネスメールでの一般的なレイアウト

英語のビジネスメールは以下の「7つの要素」で構成されているレイアウトが一般的です。

  1. 件名・・・メールのタイトルで、内容を知らせる重要な部分
  2. 頭語・・・主に宛名を書く部分
  3. 本文(書き出し)・・・あいさつとメールの目的を書く部分
  4. 本文(主文)・・・状況説明 [背景・理由含む] ・願望・問題解決の3部構成を書く部分
  5. 本文(結び)・・・用件の確認・念押し・対応を促すなどメールを締めくくりを書く部分
  6. 結語・・・「敬具」「草々」に当たるメール本文の締めくくりを書く部分
  7. 署名・・・自分(差出人)の名前・社名・部署・住所・連絡先を書く部分

Subject: Request Material about your Product (Ex-8000)pr← ① 件名

件名:       御社の製品(Ex-8000)に関する資料依頼

Dear Sir or Madam,◯◯◯◯← ② 頭語

ご担当様へ

 ③ 本文(書き出し)・・・あいさつとメールの目的

I am sending this email for the first time. My name is Taro Yamada, and I work in a company dealing with office goods and equipment in Tokyo, Japan. I am writing to request a material about your Product (Ex-8000). 

はじめまして。私の名前は山田太郎、日本の東京でオフィス用品・機器を扱っている会社で働いています。御社の製品(Ex-8000)に関する資料の送付を依頼いたしたくメール差し上げています。

④ 本文(主文)・・・状況説明と願望

We are planning to expand the products we handle. We saw your website and got interested in office desk (Product Number: Ex-8000). We would like to get detailed information about it, so could you send any materials?

当社は取り扱う商品の拡大を計画しています。ウェブサイトで拝見し、御社製品のオフィス机(製品番号: Ex-8000)に興味を持ちました。製品の詳細情報を知りたいので、資料を送付していただけないでしょうか?

 ⑤ 本文(結び)・・・用件の念押し(期限付き)と結びのあいさつ

I would appreciate it very much if you could send us the soft copy of your material within this week. I look forward to your reply.

今週中に、デジタルデータでいただければ大変助かります。お返事お待ちしております。
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
Sincerely yours,◯◯← ⑥ 結語・・・直訳すると「真心を込めて」
Taro Yamada◯◯◯◯← ⑦ 署名
Manager, Procurement department    役職(部長)と 部署 (調達担当)
ABC Corporation.                   社名
2-1-1, Nishi-Shinjuku, Shinjuku-Ku, Tokyo, 100-0001, Japan  住所
+81 3-2525-8008                  電話番号
info@abc-corporation.com      メールアドレス
https://abc-corporation.com    ウェブサイトURL

「件名」を書くときの基本

「簡潔で」「具体的な」「一目見て内容がわかる」ような件名を心がけましょう。相手は件名を読んで、重要な内容かそうでないかを判断します。特に最初のメールで不明瞭な件名の場合、迷惑メールと判断されて読まれずに削除される恐れがあります。

  • Inquiry about Your Prodact (御社の製品への問い合わせ)
  • Notification of Meeting on Friday  (金曜日の会議のお知らせ)
  • Request for New Project  (新しい案件の依頼)
  • 【Important】Cancellation of Our Order  (【重要】私達の注文の取り消し)
  • Proposal for Internal Improvement  (社内改善の提案)

※前置詞、冠詞を除く、すべての単語の頭文字を大文字にするヘッドライン・スタイル(Headline style capitalization)で書くと、件名が見やすくなります。

メール件名の詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <件名>

「頭語」を書くときの基本

日本語の「拝啓」や「前略」にあたる部分で、英語だと「Dear」で始まる宛名を各部分になります。英語のメールでは必ず書きます。「Dear」 の後に相手の名前を書きます。最初は「ラストネーム(苗字[姓])」である程度親しくなったら「ファーストメネーム(名前[名])」を書くのが良いでしょう。フルネームにMr / Msなどの敬称をつけるのは間違った表現になります。

一般的な頭語のフォーム: Dear Dear Mr. / Ms. [ラストネーム]

相手の名前がわからない場合は、以下のように書く場合が一般的です。

  • Dear Sir or Madam, (相手が男性か女性かわからない場合)
  • Dear Sir, (相手が男性だとわかっている場合)
  • Dear Madam,(相手が女性だとわかっている場合)
  • Dear Sales Department Director, (営業部長さま)
  • Dear Customer, (お客様各位)
  • Dear all, (皆様)
  • To Whom It May Concern,   (ご担当様)

頭語の詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <頭語 (宛名) >

「本文(書き出し)」を書くときの基本

CCFの法則(結論は最初に言おう)からメールの最も大切な部分です。メールの全文を読んでもらえるかはこの部分にかかっています。構造として、軽いあいさつとメールの目的(結論)を記載すると良い印象を相手に与えることができます。

軽いあいさつの書き方

はじめてメールする時のあいさつ

This is my first time to write, so I hope you don't find my letter impertinent.
はじめてメールをします、無礼であったらお許しください。

※はじめてメールするときは軽い自己紹介とメールをした経緯に触れておくと良いでしょう。

 返事を書く時のあいさつ

Thank you for your email.
メールをいただき、ありがとうございます。

Thank you for returning my email so quickly.
迅速なお返事をいただき、ありがとうございます。

メールの目的の書き方

あいさつの後はメールの目的を簡潔に書くと良いでしょう。メールの目的を書くのに便利な表現があります。

I am writing to ~ [原形動詞] 
~いたしたくメールを差し上げました

上記の表現を使えば、メールの目的を伝えるのに便利です。動詞と目的語を変えるだけで幅広く応用できます。

I am writing to inform you about our product.
当社の製品についてお知らせするためにメールを書いています。

I am writing to ask you to change the date of the meeting next week.
来週の会議日時を変更いたしたくメールを書いています。

書き出しの詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <書き出し>

「本文(主文)」を書くときの基本

書き出しで書いたメールの目的を補完する文を書く部分です。メールの種類によって書くことはさまざまですが、基本的に3部構成にすると良いでしょう。

ビジネスメールを書くのに不慣れな方は、以下の構成に基づき3つの文をまず書きます。3文だけでもメールを送ることが可能になります。3つの文だけでは説明不足の場合、その3つの文をトピックセンテンスとして、文に肉付けをしていき3つのパラグラフにしていくやり方をおすすめします。

  1. 状況説明 ・・・ 現在の状況を、理由を含めて事実を元に書きます
  2. 願望   ・・・ その状況で自分が相手に望むことを書きます
  3. 解決方法 ・・・ 願望をかなえるために、相手にお願いする具体的な行動を書きます

事実を淡々と書くような状況説明を書いていき、自分がどのようなことを求めているかを書き、相手にして欲しいことなどを簡潔に書きましょう。締め切りがある場合は、明確にし、自分の意見などは最後に書くと良いでしょう。

主文の詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <主文>

「本文(結び)」を書くときの基本

最後に、時間を使ってメールを読んでもらった相手に感謝の言葉を伝えます。一言お礼などを伝えます。あなたに対する良い印象を維持したままメールを終えることが出来ます。そのことは、あなたのメールに素早い好意的な返信をもらう確率を高めるでしょう。返信を促したり、依頼を念押しする時にも使います。

Thank you for your help.
どうもありがとうございました。

Thank you very much for your time and I hope we can meet soon in near future.
お読みいただきありがとうございます。近々、お会いできるのを楽しみにしております

Please feel free to ask any questions.
ご不明な点などがありましたら、遠慮なくご質問ください。

I look forward to hearing back from you.
あなたのご返答をお待ちしております。

Please respond by this week Wednesday.
今週の水曜日までに返信してください。

結びの詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <結び>

「結語」を書くときの基本

日本語の「敬具」のように決まった表現が使われます。相手との間柄や状況などに合わせて使い分けるのが一般的です。

  • Sincerely yours, (フォーマルでとても丁寧な表現  [初取引先や官庁など向け])
  • Best regards, (少しフォーマルな表現 [取引先や上司向けなど])
  • Thanks,  (カジュアルな表現 [同僚や部下など向け])

結語の詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <結語>

「署名」を書くときの基本

自分の名前に続けてセクション名、社名を記入します。書き方の順は、以下のものが一般的です。

  1. 氏名
  2. 役職・所属部署
  3. 会社名
  4. 住所
  5. 電話番号
  6. ファクス番号
  7. メールアドレス
  8. ウェブサイトURL

署名の詳細はこちらにあります → 英語ビジネスメールの書き方 <署名>

上手な英語のビジネスメールを書く構造のコツ(まとめ)

コツ1: 英文の基本の型を忠実に守る(個性よりも形式を重視する)
コツ2: 英語のビジネスメールの基本の型を忠実に守る(7つの要素)
コツ3: 7つの要素ごとに適切な改行を入れて、相手が各要素を把握しやすいようにする
コツ4: 各構造ごとに「使える表現」をまとめておく
コツ5: 英語ビジネス圏の文化を理解し、それに沿った文章の構造を心がける

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

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