英語ビジネスメールの書き方 <記号>

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英語のビジネスメールでは英語圏特有の記号をよく使います。記号を適切に使うことで読みやすくわかりやすいメールを書くことができます。日本語の文化とは少し異なった使い方をする英語の記号の上手な書き方をご紹介します。

英語記号の種類

まず最初に、英語のビジネスメールで良く使われる記号の種類を見ています。下記は記号のリストです。各記号の詳細と、具体的な使い方は後ほど記述します。

文末に使う記号

  • 《 . 》ピリオド(Period)・・・終止符 一般的に完全文の文末に付ける
  • 《 ? 》クエスチョンマーク(Question Mark)・・・疑問符 疑問文の最後に付ける
  • 《 ! 》エクスクラメーションマーク (Exclamation Mark)・・・感嘆符

文や単語をつなぐ記号

  • 《 , 》カンマ(Comma)・・・文や数字 (小数点含む) の区切りに使う
  • 《 : 》コロン(Colon)・・・一覧の前や箇条書きなどで具体例を表す時に使う
  • 《 ; 》セミコロン(Semicolon)・・・ピリオドとコンマとの中間的役割を担う
  • 《 - 》ハイフン(Hyphen)・・・単語を統合する(単語の途中で改行する時など)
  • 《 / 》スラッシュ(Slash)・・・or (文脈によってはand) を表す記号
  • 《 & 》アンパサンド(Ampersand)・・・並立記号で、andの代わりに使われる

引用や補足説明の記号

  • 《 " 》ダブルクォーテーション(Double Quotation Mark)・・・二重引用符
  • 《 ' 》シングルクォーテーション(Single Quotation Mark)・・・引用符
  • 《 ( ) 》パーレン(Parenthesis)・・・丸括弧
  • 《 [ ] 》ブランケット(Brackets)・・・角括弧 
  • 《 ― 》em ダッシュ(em Dash)・・・補足説明や引用を表す

その他の記号

  • 《 * 》アスタリスク(Asterisk)・・・脚注記号
  • 《 … 》エリプシスマークス(Ellipsis Marks)・・・省略記号
  • 《 - 》en ダッシュ(en Dash)・・・区間や範囲を表す記号
  • 《 # 》ナンバーサイン(Number Sign)・・・番号を示す数字の前に置かれる記号

英語の記号の使い方

※ここではアメリカ英語での使い方をご紹介します。

《 . 》ピリオド(Period)

終止符。文末に付けることで完全文が終わったことを表す記号。日本語の「。」に相当する。完全文とは、主語・動詞・目的語・補語など必要なものが全部揃っている文のことを指す。この記号を付けることで文のがどこで終わっているかがわかる。相手の読みやすさを向上する意味では最も重要な記号。

また下記の例のように、略語の後ろに使う場合もあります

  • Mister → Mr. (男性の敬称を略する時)
  • Doctor → Dr. (医者の敬称を略する時)
  • September → Sep. (月の単語を略する時)
  • Street → St. (住所表記などで略する時)
  • a.m. / p.m. (ラテン語の午前「ante meridiem」、午後は「post meridiem」の略)

《 ? 》クエスチョンマーク(Question Mark)

疑問文の最後に、終止符 (ピリオド) に換えて置かれる。この記号を使うことにより、疑問符は文の終わりをも示し、その文が疑問文であることを表す。

《 ! 》エクスクラメーションマーク (Exclamation Mark)

感嘆符。英語では、感嘆文の最後には必ず感嘆符を付ける。

また、文を強調したいときにピリオドの代わりに使われる場合もある。ビジネスメールでは、相手を褒める時などポジティブな文に使用するのに留めておいたほうが良い。相手を攻める時などネガティブな文に使用するのはマナー違反だけでなく、ビジネスを停滞させる要因にもなり得るのでやめておくのが吉。

※ピリオド、クエスチョンマーク、エクスクラメーションマークを使うときは、その前にスペース入れずに使います。

《 , 》カンマ(Comma)

文の区切り、数字の区切りで使います。
日本語の句読点「、」と近い使い方をします。

  1. 3つ以上の単語や句を並べる時 (カンマでつないで最後に and を使い並列を終わります)
    apples, oranges and kiwis (りんご、オレンジそれとキウイ)
  2. 引用符の前
    Mary said, "I'd like to go to Japan." (マリーは言った「日本に行きたいわ」)
  3. 接続副詞の後
    2つの独立した節や文をつなぐ接続副詞の後にカンマを置きます。接続副詞には、以下のようなものがあります。
    but(しかし)/ however(しかしながら)/ therefore(だから)/ moreover(さらに)/ besides (その上)/ consequently(結果として)/ accordingly(それに応じて)/ thus(だから) / indeed(なるほど)/ yet(しかし)/ still(それでも)/ nevertheless(それにもかかわらず)/ instead(代わりに)/ similarly(同様に)/ while(なのに)/ whereas(ところが)/only(ただし)/ otherwise (さもなければ) etc...
  4. 導入節の後
    前置きの役割を持つ副詞の後にカンマを入れることで、どこからが主文なのかをわかりやすくします。
    Firstly, it is important to follow the rules.(はじめに、ルールを守ることが大切だ)
    At the end of the day, it was his decision.(結局の所、それは彼が決めたことだった)
  5. 等位接続詞の前
    一つの完結した文の後に、andやbutのような等位接続詞を使って、他の情報を付け加えたいときにカンマを入れて、二つの文を繋げることができます。例えば、命令文に続けて「(~しなさい)そうすれば / さもないと」という使い方があります。
    Tell me the truth, and things will get better.
    (本当のことを教えて、そうすれば状況はもっとよくなるから)
    The game can be postponed, or it can be called off.
    (試合は延期、あるいは中止される可能性がある)
  6. 名詞を補足説明したい場合(補足説明の部分をカンマでくくる)
    Barack Obama, the 44th President of the United States from 2009 to 2017, was the first African American to have served as the president of USA.
    2009年から2017年までのアメリカ合衆国の44代目の大統領である、バラクオバマ氏は、初めてアフリカンアメリカ人で大統領になった
  7. 数字の区切り
    アラビア数字を3桁ごとの桁区切るのに使います。
    ※小数点を表すときはピリオドを使います

《 : 》コロン(Colon)

コロンは一般的に例示と補足説明をする時に使います。

1. 補足説明

The agenda are as follows: (議題は以下の通り)

  • Date and time: November 20, 9:00 a.m - 11:00 a.m. JST (日時: 11月20日 9-11時)
  • Location: Conference room 204 (場所: カンファレンスルーム 204)
  • Objectives: (議題)
    ・Share the sales result and analysis for the first quarter
    (第1四半期の販売結果と分析を共有)
    ・Decide the best sales plan for the next quarter
    (次の四半期の最高の販売計画の決定)
    ・Share technical information about new product 
    (新製品に関する技術情報を共有)

2. 例示説明

There have friends from three countries: Japan, the UK, and America.
(3カ国に友人がいます。日本、イギリス、アメリカです)

The world is facing a terrifying problem: global warming.
(世界は恐ろしい問題に直面しています。世界温暖化です)

3. 引用文の挿入

UK Prime Minister Theresa May said: “We need a general election and we need one now.”
(英国のテレサ・メイ首相は言いました「総選挙が必要です。それも今すぐに」)

3. 「主題: 副題」の形で副題を表す

  • Frankenstein: or, The Modern Prometheus
    (フランケンシュタイン:または、現代のプロメテウス)
  • Rambo: First Blood Part II(ランボー/怒りの脱出)

《 ; 》セミコロン(Semicolon)

その形の通りピリオドとコンマとを合わせたもので、2つの中間的役割を担う記号です。「強いカンマ ( , )」または「弱いピリオド ( . )」と言われます。句読点を強い順で並べると下記になります。

ピリオド ( . ) > セミコロン(;)> カンマ( , )

  1. カンマで区切られた6つの項目の内、前半3つと後半3つに分類したいときには3つ目の項目の後にカンマの代わりにセミコロンを置く。
    Grapes, apples, pears; tomatoes, pumpkins, peppers
    (ぶどう, りんご, 梨、トマト, かぼちゃ, ピーマン)
  2. 独立した2つの文が何らかの関係があるためつなげて書くとき、間に(最初の文の終止符のかわりに)セミコロンを置く
    I think; therefore I am.(われ思うゆえにわれあり)
  3. カンマよりも明確に二つの文章の間に、間を持たせる働きがある
    Tolkien published “The Hobbit” in 1937; the first volume of “The Lord of the Rings” followed in 1954.
    (トールキン氏は1937年『ホビット』を出版しました、続いて『ロード・オブ・ザ・リング』の初刊が1954年に続けて出版されました)
  4. 接続詞 (and, becauseなど) の代わりとして使う
    They workers were late for work; the trains didn’t work this morning.
    (労働者たちは仕事に遅刻しました。今朝は電車が遅れたからです)

《 - 》ハイフン(Hyphen)

語をつなげたり1つの語の音節を分離するために使用される記号。ハイフンの使用法はハイフネーションと呼称されます。ハイフンを使うときは、ハイフネーションのときだけです・別の用途を持っているダッシュ (–, —)や、マイナス記号 (−) とよく混同されるので、それぞれの違いをしっかり理解して使いましょう。

■ハイフネーションとは

ハイフネーションとは、下記の場合にハイフンを使うことを指します。

  1. 単語が行末で尻切れの状態になって改行を含んでしまう状態になった場合に、改行で分割された単語にハイフン(-)を挿入することによって、それがひと続きの単語であると表示します。
  2. 複数の単語から構成された熟語にあって、それらの語を1単語として扱うにはまだ構成する語の独立性が残っているというほどの結合のときに、構成する単語の間に置かれます。
    ・great-grandmother(曾祖母)
    ・ex-president(前大統領)
  3. 複数の語から成る形容詞の、構成する語の間に置かれます。
    seven-year-old girl(7歳の女の子)
  4. 数字を明確に表現する際に使われます。
    ・21〜99までの数字を文字によって表示する(sixty-eight 69)
    ・分数を表す(two-thirds 2/3, three-fourths 3/4)

■よく混同される記号

日本語ではハイフンもダッシュも合わせてみんなハイフンと言うことが多いです。英語圏では下記のような違いがあるのでしっかり使わけましょう。

  • 《 - 》en ダッシュ(en Dash)・・・区間や範囲を表す(電話番号のつなぎも含む)
  • 《 ― 》em ダッシュ(em Dash)・・・行頭に用いられて、引用を表すなど
  • 《 - 》ハイフンマイナス(Hyphen-Minus)・・・演算記号のマイナス (−) の意味

《 / 》スラッシュ(Slash)

文脈によって「または(or)」か「および(and)」を表します。また《 / 》はメールでは使えますが、正式な書類(レターなど)を作る際には使われないです。

Please bring your own towel/handkerchief.
(ご自身でタオルかハンカチをお持ちください)

green and/or small car
(緑色でかつ(and)小さい車、または、緑色であるかもしくは(or)小さい車)

B/S balance sheet・・・単語を短縮する際にも使われます
(バランスシート 貸借対照表)

《 " 》ダブルクォーテーション(Double Quotation Mark)

二重引用符の記号で下記の用途で使われます。

  • 話し言葉 (セリフ)・・・地の文とは違い「話し言葉」であるということを明確にする
    Her daughter said, “I've done my homework.”
    彼女の娘は言った「宿題は終わったよ」
  • 文章・格言の引用・・・地の文とは違い「引用」であるということを明確にする
  • 単語の強調・・・特定の単語を目立たせたい場合
    The word "bookstore" is a compound consisted of "book" and "store."
    本屋」という単語は、「本」と「お店」という単語で出来ています
  • 本や映画のタイトルや見出し
    ※タイトルは本来イタリック体で表現しますが、メールなどイタリック体にしづらい場合《 " 》ダブルクォーテーションで囲むときがあります。

※.」(ピリオド)や「,」(コンマ)は、《 " 》ダブルクォーテーションの中に入れます。
It says, ”Keep off the grass.”(「芝生に入るな」とあります)

《 ' 》シングルクォーテーション(Single Quotation Mark)

基本的な用途は《 " 》ダブルクォーテーションと同じですが、ダブルクォーテーションマークで括った文章の中に、更に引用やセリフを入れたい時に使います。

The man said "A woman asked me 'Do you have time?' yesterday".
男性は「女性が昨日『今お時間ありますか?』と尋ねたんだ」と言った。

《 ( ) 》パーレン(Parenthesis)

 丸括弧のことで、主に下記の例のように前の文・語を補足する用途で使われます。また、内側にはスペース無しで外側は両サイド1スペースを空けて使います。

  • 補足情報
    - £2 billion ($3.6 billion)  20億ポンド(36億ドル)
    - Geoffrey Chaucer (1340 - 1400)  ジェフリー・チョーサー(1340 - 1400)
  • 注釈
    München Hauptbahnhof (Munich Main Railway Station) is one of the largest stations in Germany.
    München Hauptbahnhof (ミュンヘン中央駅) は、ドイツ最大の駅の1つです。
  • 参照
    a discussion of animal hibernation (see p. 61)
    動物の冬眠に関する議論(61ページを参照)
  • 略語の展開
    NASA (National Aeronautics and Space Administration)
    NASA (アメリカ航空宇宙局)

《 [ ] 》ブランケット(Brackets)

角括弧のこと。基本的には丸括弧と同じ用途で使われるが、丸括弧の中でさらに括弧を使う場合は角括弧を使う。

  • (e.g., Elite Editing [EE], 2014)
    (例: 熟練した編集, 2014)
  • (some critics, such as Dubosarsky [2014], have used parentheses many times)
    (Dubosarsky [2014]などの一部の批評家は、括弧を何度も使用しています)
  • (I would [usually] not recommend constructing a bullet list consisting [entirely] of parenthetical elements).
    ([通常] 括弧で囲まれた要素で構成される [完全な] 箇条書きリストを作成することはお勧めしません)

《 ― 》em ダッシュ(em Dash)

em ダッシュは「エムダッシュ」と読み、主に情報を追加する目的で下記用途で使われます。

  • 付随情報など、文章中に挿入句・節を入れる場合
    Upon discovering the errors — all 124 of them — the publisher immediately recalled the books.
    エラー (全部で124個) を発見した時、出版社はすぐ本を回収した
  • ある情報の後に、関連情報を追加する場合
    The police is more than just new — it is revolutionary.
    その警察はただ新しいだけではない、それは革新的なものだ
  • 行頭に用いて、引用を表す場合
    — Oh Miss Douce! Miss Kennedy protested.
    おお ミスドゥース!と、ミス・ケネディは抗議した
  • 単語の後に用いられて省略を表す場合
    He said, “Go away or I’ll —”
    彼は言った「離れるんだ、さもないと~」

《 * 》アスタリスク(Asterisk)

脚注を表すのに用いられる。
具体的には「*」「**」「***」や「*1」「*2」「*3」のように使われる。

日本語で注釈を表す「※」と同じようには使いません。
その場合は、下記の例のように「Note: 」を使います
Note: This setting does not apply to slide shows.
※ 写真のスライドショーには適用されません

《 … 》エリプシスマークス(Ellipsis Marks)

省略を表す記号。《 ― 》em ダッシュの省略と同じように使われます。

  • He said, “Go away or I’ll —”
  • He said, “Go away or I’ll …”

彼は言った「離れるんだ、さもないと~」

また、他から文章を引用し、それを自分で省略する場合は、角括弧でエリプシスマークスを囲むのが基本になります。

There are many workers who lost their job [...] they never lost hope.
職を失った大勢の労働者がいました(略)彼らはけっして希望を失いませんでした

《 - 》en ダッシュ(en Dash)

en ダッシュは「エヌダッシュ」と読み、主に数値範囲を表すのと、単語間の関係性を表すことを目的として使われます。

  • 数値範囲を表す(日本語での~と同じように使います)
    - 2:00–4:00 a.m. (午後2~4時)
    - 3–5 days(3~5日)
    - Monday–Friday(月~金曜日)
    - April 12–May 5(4月12日~5月5日)
    - 1809 – 1882(1809~1882年) 
    - Men aged 20-30(20~30歳の男性)
    - There were 500–600 people at the event.(そのイベントには500~600人いた)
  • 単語間の関係性(並列、対照、方向、対立)を表す
    - 並列: parent–child relationship(親子関係)
    - 対照: Deduction–induction(演繹–帰納)
    - 方向: The Toronto–Amsterdam flight(トロント–アムステルダム間のフライト)
    - 対立: The liberal–conservative debate(リベラル–保守間の議論)

《 # 》ナンバーサイン(Number Sign)

番号を示す数字の前に置かれる記号。部屋の番号などに使われる。

  • Akasaka Building #303(赤坂ビル 303号室)
  • 『24 -TWENTY FOUR-』#7(海外ドラマ『24』7話)

 

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