英語ビジネスメールの書き方 <シンプルな文章>

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英語のビジネスメールでは、シンプルで論理的な文章が好まれます。ビジネスがスムーズになるようなメールを書くことを目指しましょう。ここではそのためにまず必要なシンプルな読みやすい英語の文(センテンス)を書くポイントについてご紹介したいと思います。

シンプルな英語の文を書くということについて

論理的な英語文章を書くポイントで触れたように、英語の文章を書くときには守るべき厳密な基本構成(ライティング・ルール)があります。そのルールに基づくことで、論理的な文章を記述することができるようになります。

doc.pioneer-star.net

その基本構成(ライティング・ルール)を構築する最小単位が文(Sentence)です。文(Sentence)を最小単位にして、文章全体は下記のような構造になっています。

  • 文(Sentence)
  • パラグラフ(Paragraph)
  • 構成部(Part)
  • 文章全体(Whole sentence)

わかりやすく読みやすい文章を書くことを目指す際に、最も基本的なことは、シンプルで明瞭な文(Sentence)を書くことです。文(Sentence)が上手く書ければ、あとは英語の基本構成(ライティング・ルール)のままに、組み立てれば自然とわかりやすく読みやすい文章を書けるようになるでしょう。

シンプルな英語の文を書く方法

ではどのようにすれば、文(Sentence)が上手く書けるようになるのでしょう?やはり最初はシンプルな文を書く時の下記のような基本をしっかり守ることです。

  • 1文を短くする(単文なら10単語まで、十分や複文でも15単語程度に収める)
  • 文頭5単語の中に、主語と述語動詞 (文の中核となる動詞) を入れる (可能なら目的語も)
  • できるだけ平易な単語を使う (基本的な1500-2000程度の単語、詳細は後述で)
  • できるだけ能動態を使う (受動態を使ったほうがシンプルになる場合もある)
  • 不要な語を削除する (重複する情報を省くなど)
  • 数字は基本的な使い方で使う (1-9がアルファベットで、10以上はアラビア数字)
  • 冗長な句ではなく単語を使う
    - 名詞句 made an analysis → analyzed (分析する)
    - 句動詞 Put sth away → clear (片付ける)
    - 副詞句 in order to → to (~するために)
  • 項目・要素が多くなる場合、箇条書きにする

 ※I am afraid (恐れ入れますが) と言った定型句のように、丁寧さや柔らかい表現を意味する、挿入句的な表現型は、語のカウントから外しても良い
例: I am afraid that I cannot accept this application form.
      (恐れ入りますが、こちらの申請書は受け取る事ができません)

※冗長な名詞句・動詞句を一つの動詞に置き換える前提として、その動詞が適切で平易なももにしないと本末転倒になるので注意

シンプルな英語の文を書くためのプログラム

英語の世界共通語化が進むにつれて、「英語を母国語としない者 (非ネイティブ) が国際ビジネスに適応する為のプログラム」の必要性が高まり、いくつかのプログラムが生み出されてきた。主なものとして下記の2つがあります。

ベーシック英語

イギリスの心理学者、言語学者のチャールズ・ケイ・オグデンによって考案された基礎語850語とその使用ルールで作られたプログラム。

近年には、ボイス・オブ・アメリカによるニュース放送のためのスペシャル・イングリッシュ」や、技術的マニュアルを書くために設計されたもうひとつの英語ベースの人工言語である「シンプルファイ・イングリッシュ (Simplified English)」の創設に影響を与えるなど、英語シンプル化の元祖となっています。

覚えるべき850語となっていますが、下記のような内訳で2000語まで拡張されています。

  • 基本単語: 850語
  • 国際的単語: 350語
  • 一般分野単語 (交易・経済・科学のため): 300語
  • 拡張単語 (一般英語レベルに拡張するため): 500語

ベーシック英語』By Wikipedia

グロービッシュ

フランス人ジャン=ポール・ネリエールが国際共通語として提唱した。ネリエールの提唱するグロービッシュは標準的な英文法であり、語彙には使用頻度の最も高い英単語1500語が使用される。

グロービッシュ』By Wikipedia

シンプルな文にするための単語

ビジネスシーンでは、非ネイティブ同士が英語を使ってコミュニケーションを取ることが多いです。そのためビジネスメールで使用する語彙もできるだけシンプルなものを使うのが良いでしょう。「どの語彙を使うべきか?」の問いに対して、前述の「ベーシック英語」「グロービッシュ」の提唱している1500-2000語の英単語のリストが、ある程度の答えになるでしょう。

これらのリストに記載されている英単語を使うことにより、シンプルな英語の文を書くための方向性を得ることができるでしょう。

グロービッシュの英単語1500 [PDFファイル]

シンプルな英文を書けるようになった後

英語文の基本構成(ライティング・ルール)に沿うことは基本となります。それを守れば、基本的に読みやすい英文を書けることができるでしょう。ただ、ビジネスシーンではそれだけでは足りません。

ビジネスメールの目的は、極端なことを言うと相手に自分のお願いを受け入れてもらうことです。そのためには、相手との関係性を十分に理解して、その場にふさわしい表現や単語を使うことが大切になります。そのことを通じて、相手のYESを引き出すことこそがプロフェッショナルなビジネスコミュニケーションなのだと思います。

状況や相手との関係性で千差万別なので、最終的に目指す場所はそことして、まずは基本的な定石を抑えるところから始めましょう。これを読む方のビジネスの成功を祈っています。

シンプルな英語の文を上手に書くコツ(まとめ)

コツ1: 英語文の基本構成(ライティング・ルール)を徹底的に守る!
コツ2: シンプルな英文を書くための基本を守る!(本ページのコンテンツ)
コツ3: できるだけ1500-2000語に制限された英単語を使う!(非ネイティブ相手では特に)
コツ4: コミュニケーションを取る相手との間合いを適切に!

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

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