英語ビジネスメールの書き方 <論理的な文章>

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英語のビジネスメールでは、シンプルで論理的な文章が好まれます。ビジネスがスムーズになるようなメールを書くことを目指しましょう。ここではそのための論理的な英語の文章を書くポイントについてご紹介したいと思います。

なぜビジネスシーンでは英語を論理的に書く必要があるのか?

ビジネスの世界では、実に多様な文化的背景を持った人々が、英語を共通言語として活動しています。同じ文化的背景を持った人同士であれば、行間を読むことで不足する言葉を補いながらコミュニケーションが取れるでしょう。

しかしながら、異なる文化を持った同士では「言葉」が絶対となります。全員が「英語という言葉への信頼感」を前提としてコミュニケーションを取ります。お互いに行間を読み合えない中では、そこで使う言葉(英語)は論理的である必要があります。

論理的ということはわかりやすく、誤解がないということです。お互いが使う英語が論理的であれば、正確かつスムーズに自分の意思を伝え、相手の意思を理解できます。まるで同国人と話しているようなストレスがないコミュニケーションが実現できるでしょう。

そのことはビジネスを成功させるために、とても大切なことです。

論理的な英語の書き方(基本編)

英語を論理的に書く必要性がわかったとろこで、次は論理的な英語とはどういうものかを見ていきましょう。

英語文章の書き方の基本

英語の世界では、ゼロから文章を作ることはなく「既存の論理のシステムにパーツをはめ込むようにして論理構成をしていく」ことで文章を書きます。英米圏では、初等教育の段階から「論理的に文章を構成する型」で文章を書くことを徹底的に叩き込まれます。

その教育の結果、論理構成がしっかりした文章が自然に書けるようになっています。基本のスタイルは決まり切っていて、自分の主張に合わせてその都度、根拠や具体例などの中身が変えるスタイルになります。

また、読むときもこの型を前提として文章を読んでいます。この型から外れた文章は英語圏の教育を受けた人にはとても読みづらい文章になります。わかりやすい論理的な文章を書く基本型は、「前提となる型で書かれている文章を書くこと」です。

英語を論理的に書くには「構成の形」と「組み立て方」が大事

Wikipedia 「論理学」曰く、「論理とは、思考の形式及び法則である。これに加えて、思考のつながり、推理の仕方や論証のつながりを指す。よく言われる「論理的に話す、書く」という言葉は、つながりを明確にし、論証を過不足なく行うということ」

難しく言っていますが、要は「構成の形」と「つながり」が大切ということです。

論理的な英語の書き方(実践編)

英語文の基本構成

「読む人に伝わる」英語を書くためには、英語の基本構成(ライティング・ルール)に沿って書く必要があります。その基本構成は、下記のような3部構成になります。

  • 導入(Introduction)・・・背景と結論の概要 (サマリー) を最初に書きます
  1. 冒頭文(Lead in sentence)・・・読者の興味を引く文
  2. 背景(Background)・・・・・・ 結論の背景や前提を説明
  3. 論旨(Thesis statement)・・・・(主張や提案など) 何を伝えたいのかを説明
  • 主文(Body)・・・・・・結論の元となる根拠・理由・具体例を書きます
  1. 要旨文(Topic sentence)・・・・パラグラフで一番言いたいことを要約した文
  2. 説明文(Support sentence)・・・定義・事例・根拠・説明・手順などを補足する文
  3. 結論文(Concluting sentence)・・説明文をまとめ"本質を変えず" 要旨文を言い換え
  4. 接続文(linking sentence)・・・・パラグラフ同士を接続する文を書く場合もある
    ※一つのパラグラフには一つの話題 (Topic)  に限定して、一貫性と結束性を保ちます
    ※結論を支える理由が2個ある場合、それぞれ独立した2個のパラグラフを書きます
    ※パラグラフ同士の接続性に注意し、論理的に展開して主文を支える構造にします
  • 結論(Conclusion) ・・・結論のまとめ
  1. 結論概要文(Summary sentence)・・主文をまとめた文
  2. 結論(Thesis statement)・・・結論を書く (導入部の論旨を少し言い変える)
  3. 提案(Recommendation)・・・・結論を元にした提案・依頼・推奨・勧告をする文

パタグラフの組み立て方

英語の基本構成(ライティング・ルール)に基づいて、一つのパラグラフは一つの話題 (Topic)  に限定して書かれます。それによって各パラグラフは、一貫性と結束性が保たれます。

そして、話しの筋が通るように、各々のパラグラフをつなげて組み合わせることにより、英語の文章全体を論理的なものにすることができるようになります。

それでは、基本的な各パラグラフの組み立て方を見ていきましょう。

  • パラグラフ同士を接続する接続文(linking sentence)を上手に使う
  • ディスコース・マーカー(Discourse marker)を上手に使う
接続文(linking sentence)とは

接続文(linking sentence)とは、2つのパラグラフ間を論理的につなぐ役割を果たすセンテンスのことです。通常パラグラフの最後に付け加えますが、次のパラグラフの最初に書く場合もあります。

ディスコース・マーカー(Discourse marker)とは

「ディスコース・マーカー」とは、文脈の流れや構造や、文と文との論理関係を表す単語や句のことです。読み手に自分の主張を正確に伝えるために、このディスコース・マーカーを効果的に使い、論理展開を明確にしましょう。

重要なディスコース・マーカーは以下のようなものがあります。

種類 アルファベット
対比

but・・・しかし、しかしながら
while・・・ではあるものの、とはいえ、しかし一方
however・・・しかしながら、また一方
nevertheless・・・それにもかかわらず、それでもなお
although・・・とはいえ、しかし
on the contrary・・・それどころか
on the other hand・・・その一方で、他方では

強調 especially・・・特に、殊のほか、とりわけ
particularly・・・非常に、とりわけ、具体的に
in particular・・・格別に、特別に
above all・・・何にもまして、何よりも、何をおいても
因果関係 so・・・それで、ですから、なので、従って
therefore・・・その[前に述べたことの]結果(として)
consequently・・・それ故に、その結果として
hence・・・この理由で、これ故に、このような訳で
as a result・・・~の結果として、~の報いとして、~を受けて
as a consequence・・・結果として
accordingly・・・それに応じて、その結果、
追加 also・・・~もまた、同様に、~もやはり
in addition・・・さらに、その上、加えて
additionally・・・その上、さらに
furthermore・・・〔前述のことに加えて〕さらに
moreover・・・さらに、(なお)その上に、それに、加えて、また
besides・・・その上、さらに、それに、~の他に、また、なおまた

for example・・・例えば、例として
for instance・・・例えば、例として
such as・・・例えば~など
in the case of・・・~について言えば、~については

 

英語文の語順規則

英語には、文章中の単語の配列や順番に明確な規則があります。その規則に沿うことで文章が読みやすくなります。

形容詞は名詞の前、副詞は動詞の後

形容詞は必ず、修飾している名詞、もしくは代名詞の前にきます。
副詞は、修飾している動詞の後にきます。

例えば、

She wore a blue dress(彼女は青いドレスを着た)という文は規則に準じていますが、
She wore a dress blue とは絶対に書きません。書いたら英語話者にとってものすごい違和感となります。

同様に、

The bird sang sweetly”(鳥は可愛く鳴いた)という文は規則に準じていますが、
The bird sweetly sang とは書くことは少ないです。ただし副詞を動詞の前に持ってきたとしても、文法上大きな間違いだとはいえません。ただし違和感は残るでしょう。

情報は「場所、方法、時間」の順

文章に細かい情報を加える場合、基本的に「場所、方法、時間」の順で書かれます。

例えば、ネイティブの人なら
I travel to her house (場所) by bus (方法) every weekend (時間) と書きます。
I travel by bus every weekend to her house と書くと、違和感があります。

上記の順番が標準的ですが、時間を強調したい場合には、文の最初に「時間」が書かれることもあります。基本的な順をマスターした後に使い分けれるとなお良いです。

論理的な英語文を書くには

文章全体でも、パラグラフでも、結論で「始め」と「終わり」をサンドイッチする書き方が英語話者に一番伝わりやすい文章の構成になります。

パラグラフの先頭にあるトピックセンテンスをだけを拾って読むだけで、文章の概要が理解できるようにな文章を心がけましょう。それができれば、文章構成と論理展開が上手にいっていると言えます。

論理的な英語の文章をじょうずに書くコツ(まとめ)

コツ1: 英語文の基本構成(ライティング・ルール)を徹底的に守る!
コツ2: 適切な接続文と、ディスコース・マーカーを使って文章をつなぎ展開していく
コツ3: 英語文の語順規則を原則的守るようにする
コツ4: 文章の最小単位である「文」を明確でシンプルに書く
コツ5: 英語ビジネス圏の文化を理解し、それに沿った文章の構造を心がける

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

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