英語ビジネスメールの書き方 <箇条書き>

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英語のビジネスメールで、商品名・個数・価格・日時・場所・条件などを伝えるときなど、項目・要素が多くなる場合、文章よりも箇条書き (Bullet Point)にする方が好まれます。ここでは、よく使われる箇条書きの書き方をご紹介します。

箇条書きとは

箇条書きとは、文字による表現方法のひとつで、いくつかの項目をひとつひとつ分けて書き並べる書き方です。項目の前に「・」など記号を書いたり数字やローマ字などで番号をふったりします。項目ひとつひとつに1行をあてて並べることで読みやすくする手法は、ビジネスメールでは最適の表現方法のひとつです。

箇条書きを最初に使ったのは、歴史に残る限りではガイウス・ユリウス・カエサルとされ、英国の宰相ウィンストン・チャーチルも、箇条書きを多用したことで知られています。

箇条書きの書き方

箇条書きにするメリットを最大限に引き出すためにも「簡潔にバランスよく書くこと」を意識しましょう。具体的には下記のように表記方法を統一することになります。

  • 文中に混ぜる場合、箇条書き直前の文末を統一する
  • 項目に用いる記号を統一する
  • 項目の最初の品詞を統一する(できるだけ語数も)
  • 項目の文末の表記を統一する
  • 主語 (主語が明確な場合のみ) や冠詞 ( a や the )を省く

箇条書き直前の文末を統一する

箇条書きは単独で使うときもありますし、文章に混ぜて使うときもあります。その時は、読み手に直前の文末が箇条書きにつながる文であるということをわかってもらうために、文末にコロン (:) やクエスチョンマーク (?) がよく使われます。

  • 基本型 ・・・The details are as follows:(詳細は下記になります)
  • 疑問型 ・・・What makes us benefit? (もたらされる利益とは?)

用いる記号を統一する

基本型

箇条書きは基本的には「 • 」ブレット ( Bullet ) を使います。

We would like to discuss the following matters:  下記の案件についてお話したいです

・How to improve work efficiency                          ・作業効率を改善方法
・How to build IT strategy                                        ・IT戦略の立案方法
・How to develop better quality product          ・より良い製品の開発方法

手順型(手順などを説明する時に数字を使います)

To operate the printer follow these steps:        プリンター操作の手順

1. Switch on the printer                                      1. 電源を入れる
2. Check paper is loaded                                    2. 用紙を確認する
3. Select document to print                              3. 印刷するドキュメントを選択する

2階層型(階層が2つある時に使います)

階層が2つある場合は「 - 」ハイフン ( Hyphen ) を使って、下部階層の項目をインデント(字下げ)を行います。

・Living Room                                                              ・リビングルーム
     - Table                                                                              - テーブル
     - Sofa                                                                                - ソファ
     - Bookshelf                                                                    - 本棚

・Bed Room                                                                  ・ベッドルーム
     - Bed                                                                                 - ベッド
     - Side Table Lamp                                                       - サイドテーブルランプ
     - Closet                                                                             - クローゼット

・Bath Room                                                                 ・バスルーム
     - Bathtub                                                                          - バスタブ
     - Shower Head                                                               - シャワーヘッド

数字だけを使う場合は、下層階級に、1 > 1.1、1.2と続けます。

多層型(階層がたくさんある時に使います)

階層が3つ以上あって、項目と手順混合して箇条書きを使う場合、下記のような階層を記述する上で一定のルールがあります。

Ⅰ. > A. > 1. > a) > (1) 

Ⅰ. Historical Introduction                                                                      序文
Ⅱ. Dentition in various groups of vertebrates                               脊椎動物のグループごとの歯列
        A. Reptilia                                                                                                 A. 爬虫類
               1. Histology and development of reptile teeth                       1. 爬虫類の歯の組織と発達
               2. Survey of forms                                                                                2. 調査用紙
        B. Mammalian                                                                                          B. 哺乳類
               1. Histology and development of mammalian teeth            1. 哺乳類の歯の組織と発達
               2. Survey of forms                                                                                2. 調査用紙
                     a) Primates                                                                                            a) 霊長類
                          (1) Lemuroidea                                                                                      (1) キツネザル
                          (2) Anthropoidea                                                                                  (2) 類人猿
                     b) Carnivora                                                                                           b)  食肉目
                          (1) Creodonta                                                                                        (1) 肉歯目
                          (2) Fissipedia                                                                                         (2) 裂脚亜目
                          (3) Pinnipedia                                                                                        (3) 鰭脚類

最初の品詞を統一する

動詞で揃える

The applicant should:                                                    申請者は次のことを行こなう必要があります    

・Be as clean and well groomed as possible            ・できるだけ身なりを整える
・Wear appropriate foot ware                                         ・適切な履物を身につける
・Select appropriate clothes for the interview        ・面接として適切な服装を選択する

名詞で揃える

Our restaurant features:                                                     当レストランの特長は

・Quality food                                                                         ・美味しい食事
・Friendly staff                                                                        ・フレンドリーなスタッフ
・Quiet comfortable surroundings                         ・ 静かで落ち着いた店内

禁止系で揃える

・Don't give consecutive appointments.            ・連続して予約を入れないこと
・Don't forget to calculate transportation time. ・到着までの時間を忘れずに計算すること
・Never make an appointment that you know that you can't attend.
                                                                 ・行けないとわかっている予約はしない
・Never make an appointment a little earlier than you could get there.
                                                                 ・自分が行けるより早い時間の予約は決して入れない

文末の表記を統一する

箇条書きの項目の文末は下記の例を除いて、基本的に何も付けません。

  • コンプリート文(主語と述語動詞が揃っている文)の文末にはピリオド「 . 」を付ける
  • 項目が疑問文の文末にはクエスチョンマーク「 ? 」を付ける

I have the following question:                             下記の質問があります

・Can shipped to Japan?                                          ・日本へ配送できますか?
・How much is shipping to Japan?                       ・日本への配送料はいくらですか?
・Can you discount?                                                    ・値引きはできますか?

上手に「箇条書き」を書くコツ(まとめ)

  • 表記方法を統一する(記号、最初の品詞、長さ、文末)
  • 手順を説明する場合、数字を使う
  • 多階層の場合、インデントを使う

 

英語のビジネスメール上達の近道は上手い人の表現をまねすることです(英借文といいます)

明確で、正確な、簡潔な英語のビジネスメールのフレーズは、ネットで検索したり、書籍を購入するとたくさん出てきます。その中で使えそうな言いまわしがあれば、自分のフレーズ集に保存し、どんどん使っていって「英語のビジネスメール名人」を目指しましょう。

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